Ajanda Turizm ve Organizasyon Hizmetleri

Operasyon Aşamaları

Sayın Ziyaretçimiz,

İdeal bir konaklamalı toplantı organizasyonunu (ürün lansmanı, eğitim toplantıları,bayii toplantıları,personel alımı) nasıl planladığımızı ve bu organizasyona nasıl hazırlandığımıza dair bir tabloyu aşağıda bulacaksınız.Ancak gerek organizasyon bütçesi gerekse yapısı itibarıyla aşağıdaki hizmetler organizasyondan organizasyona değişkenlik gösterebilmektedir.Bu listeye farklı hizmetler eklenebileceği gibi,organizasyonun yapısı ve ihtiyaçları gereği aşağıda ifade edilen bazı hizmetler de sunulmamaktadır.

Program geliştirme
1. Araştırma ve mekan müsaitliği
  1. Şirkete özel program geliştirme danışmanlığı
  2. Bütçe taleplerine ve konaklama ihtiyaçlarınızıa uygun otel kategorilerinin tespiti, istikamet ve mekan araştırılması ve mukayesesi
  3. Detaylı müsaitlik chart larını temin etmek
  4. Tam renkli otel ve istikamet sunumu temin etmek
  5. Otel teftişleri organize etmek ve yürütmek
2. Sözleşme görüşmeleri
  1. Kati alım gücünün tespiti
  2. Konaklama,toplantı salonu,görsel ve işitsel hizmet ücretlerinin alternatif otel yetkilileri ile görüşülmesi ve karşılaştırmalı bütçe oluşturulması
  3. Toplantı alanı ihtiyaçlarının profesyonelce değerlendirilmesi
  4. Otel ve satıcı sözleşmelerinin(teklif) değerlendirilmesi
3. Bütçe geliştirme
  1. Detaylı maliyet analizi
Toplantı idaresi
1. Toplantı planlama
  1. Dekor ve tema geliştirilmesi ve alternatiflerin sunumu
  2. Harici etkinlik koordinasyonu
  3. Bütçe idaresi
  4. Toplantı salonu ve salon düzenlerini tespit etmek
  5. Yiyecek ve içeçecek hizmetlerini koordine ve müzakere etmek
    1. Kahvaltı,kahve molası,öğle ve akşam yemeklerine uygun menu ve mekan alternatiflerinin oluşturulması
    2. Yemek saatlerinin tespiti ve organizasyonu
    3. Yemek alanlarının dekorasyonu
    4. Gala yemeği organizasyonu ve bu organizasyon çerçevesinde sahne tasarımı,sanatçı ve müzik tesisatı temini,katılımcılara sunulacak olan promosyon malzemesi ve hediyelere ait alternatiflerin sunularak temin edilmesi
  6. Konuşmacı ve eğitmen taleplerinin temini ve düzenlenmesi
  7. Teknik ekipmanların listelenmesi, bunlara ait teklifler alınması ve görsel işitsel ekipmanın koordinasyonu
  8. Prodüksiyon firması ile ilgili anlaşmaları yapmak ve hizmetlerini koordine etmek
  9. Özel logo ve temalar için büro bünyesinde grafik tasarımlar yapılması
2. Seyahat öncesi materyalleri
  1. Kişiye özel ve kişiselleştirilmiş online kayıt formları
  2. Özel davet mailing i
  3. Organizasyona dair dijital veya yazılı reklam niteliğindeki bildirimlerin yapılması
  4. Çanta isimlikleri/uçak bileti kılıfları
  5. Toplantı ajandası ve seyahat dökümanları
3. VIP ler
  1. Özel suit oda ihtiyacının tespiti ve organizasyonu
  2. VIP listelerinin oluşturulması
  3. Kişiye özel her türlü transfer ve ulaşım faaliyetlerinin baştan sonar koordinasyonu
  4. Kişiye özel otel odası malzemelerinin belirlenmesi
  5. VIP misafirlerin gerekirse özel tahsis edilmiş bir personelle takibi
4. Arazi materyalleri
  1. Davetiyeler
  2. İsimlikler
  3. Kişiselleştirilmiş hoşgeldin paketleri
  4. Yönlendirme levhaları
  5. Kurum kimliğini yansıtan yönlendirme levhaları ve işaretleri(afiş,flama,bayrak vb.)
  6. Prezentasyon kitapçıkları
  7. Ajanda kitapçıkları
  8. Toplantı teçhizatı
5. Yer taşımacılığı
  1. Toplantı ve karşılama servislerini organize etmek
  2. Geliş ve gidiş çizelgelerini organize etmek
  3. Havaalanı ve otel transferleri için araç koordinasyonu
  4. Operasyon alanı dışında katılımcılar için gerçekleştirilmesi planlanan etkinliklere ait taşımacılık işlerinin araştırılması ve tedariki
Uçak bileti görüşmeleri ve tedariki
1. Uçak bileti rezervasyonları
  1. Gerek gurup gerekse kişisel olarak uçak biletlerinin temin edilmesi
  2. Toplantı organizasyonu ihtiyaçları konusunda bilgili,tecrübeli havayolu taşımacılığı eksperleri
  3. Katılımcıların tercih ve özel ihtiyaçlarını listeleyen kişiselleştirilmiş listeler
  4. Biletlerdeki olması muhtemel sapma ve yanlışları önlemek amacıyla kalite control
  5. Uçak bileti konusunda destek verecek telefon numaralarının belirlenerek ilgili kişilere verilmesi
2. Uçak bileti ücreti görüşmeleri
  1. Belli başlı havayolları ile maksimum ekonomi sağlamaya yönelik özel fiyat anlaşmaları ve araştırması
  2. Belli başlı havayolu şirketleri ve bunlara ait biletlerin satışını yapan acentalar ile özel ilişkilerin yürütülmesi
  3. Şirkete ait yıllık uçak bileti ihtiyacının tespit edilerek bu potansiyel üzerinden görüşmelerin yürütülmesi
3. Geliş ve gidiş bildirimleri
  1. Misafir,personel ve transferleri gerçekleştiren şirketler için takibi kolay raporların hazırlanması
  2. Operasyonun başından sonuna kadar sorunsuz ve zamanında transferlerin temini için transfer firmalarına sürekli güncellenen listelerin verilmesi
  3. Misafirlerin acenta yetkilileri tarafından havaalanında karşılanması
Veritabanı idaresi
1. Katılımcı bilgileri
  1. İsim ve soyadı
  2. Adres
  3. Telefon numarası
  4. Doğum tarihi
  5. Acil irtibat bilgisi ve numaraları
  6. Diet tercihleri
  7. Sigara kullanımı ile ilgili tercihler
  8. Oda tipi tercihleri
  9. Gerek duyulduğu taktirde ek demografik bilgiler
2. Gezi bilgileri
  1. Frequent flyer numaraları
  2. Yer tercihlerinin belirlenmesi ve yer ayırtırken buna dikkat edilmesi
3. Otel ve tedarikçi bilgileri
  1. Her türlü ulaşım merkezi,konaklama tesis,tedarikçi vb. firmalara ait veritabanı oluşturulması
Operasyon alanı idaresi
1. İdari
  1. Müşteri mahremiyeti
  2. Organizasyon öncesi personel içi brifing ve görüşmeler
  3. 24 saat boyunca tüm VIP lere özel dikkat
  4. Toplantı,aktivite ve etkinliklerin gerçekleştirilmesi
  5. Yer ve hava transferlerinin koordinasyonu
  6. Materyallerin taşınmasının idare edilmesi
2. Operasyon ekibi
  1. Saygılı,profesyonel ve tecrübeli
  2. Üniformalı
  3. Her türlü ihtiyaca ve olaya duyarlı personel temini
  4. 24 saat her türlü konuda destek ve hizmet verecek bir telefon numarasının tespiti ve katılımcılara verilmesi
3. Misafirperverlik masası
  1. İdari destek ve karşılama masası
  2. Organizasyona dair bilgileride içeren “hoşgeldiniz”mektuplarının hazırlanarak misafirlere iletilmesi
  3. Organizasyon süresince misafirlerin boş zamanlarını değerlendirmelerine yönelik olarak bulunulan şehirdeki kültürel faaliyetlere dair bilgilendirmenin yapılması
  4. Bilgi ve mesaj merkezi
  5. Çözüm merkezi
  6. Güncellenen programın katılımcılara dağıtımı ve katılımcılarla iletişim
Organizasyon sonrası değerlendirmeler ve kritikler
1. Nihai hesap
  1. Kesin hesap mutabakatı sağlanması
  2. Otel ve tedarikçiler ile olması muhtemel uyuşmazlıkların ve tutarsızlıkların çözülmesi
  3. Nihai fatura(kalem kalem)
2. Organizasyon sonrası brifing
  1. Organizasyon sonrası müşteri ziyareti ve organizasyonun operasyonel açıdan değerlendirilmesi
  2. Maliyet analizleri

Operasyon Aşamaları

Bir referansımız